Głównym celem analizy Swot jest określenie aktualnej i perspektywicznej pozycji przedmiotu analizy Swot oraz prognoza strategii postępowania. Zakres rodzajowy czynników, które mają wpływ na przedmiot analizy Swot jest bardzo szeroki. Z jednej strony są to czynniki zewnętrzne i wewnętrzne, a z drugiej pozytywne i negatywne. Skuteczna ich identyfikacja jest podstawą analizy Swot.
Przeprowadzając analizę trzeba dokonać diagnozy - określić silne i słabe strony firmy oraz prognozy – opisać szanse i zagrożenia.

Mocne strony czyli atuty (czynniki wewnętrzne pozytywne) – to walory organizacji, które w sposób pozytywny wyróżniają ją w otoczeniu i spośród konkurencji.
Słabe strony organizacji (czynniki wewnętrzne negatywne) – są konsekwencją ograniczeń zasobów i niedostatecznych kwalifikacji. Każda organizacja posiada aspekty funkcjonowania, które ograniczają jej sprawność, ale szybkie i obiektywne rozpoznanie oraz zdefiniowanie może łatwo ograniczyć ich negatywny wpływ.
Szczegółowa analiza aktywów, jakimi przedsiębiorstwo dysponuje w każdym z prowadzonych interesów zmierza do ustalenia jego atutów (mocnych stron) i słabości jako wyznaczników siły konkurencyjnej przedsiębiorstwa na danym rynku. Świadomość własnych atutów i słabości ma podstawowe znaczenie w kształtowaniu realistycznej rynkowej strategii przedsiębiorstwa. Firma, która w porównaniu z konkurentami wykazuje więcej silnych, niż słabych punktów ma większe możliwości wykorzystania stwarzanych przez otoczenie szans i umocnienia lub obrony (w przypadku przewagi zagrożeń) dotychczasowej pozycji rynkowej.

Szanse (czynniki zewnętrzne pozytywne) – to zjawiska i tendencje w otoczeniu, które odpowiednio wykorzystane staną się impulsem do rozwoju oraz osłabią zagrożenia.
Zagrożenia (czynniki zewnętrzne negatywne) – to wszystkie czynniki zewnętrzne,które postrzegamy jako bariery dla rozwoju firmy, utrudnienia, dodatkowe koszty działania.
Analiza szans i zagrożeń nie jest metodą ujętą w ściśle określone procedury postępowania, których przestrzeganie gwarantuje uzyskanie stuprocentowo pewnych wyników. Mobilizuje jednak do myślenia strategicznego, zmusza do śledzenia zmian zachodzących w otoczeniu przedsiębiorstwa, do korzystania z dostępnych źródeł informacji, raportów i prognoz, oraz formułowania na tej podstawie scenariuszy przewidujących przyszły rozwój wydarzeń w rozpatrywanym obszarze interesów. Trafność wyprowadzonych z analizy wniosków zależy jednak co najmniej w takim samym stopniu od intuicji analityka, jak od precyzyjnych wyliczeń i prognoz.
W efekcie analizy otrzymujemy cztery listy: silnych stron organizacji (które należy wzmacniać), słabych stron (które trzeba niwelować), szans (które należy wykorzystywać), oraz zagrożeń (których należy unikać).

Kolejnym krokiem jest sporządzenie syntezy, która wytycza strategiczne cele organizacji. Dokonuje się jej sumując ilość szans i zagrożeń oraz mocnych i słabych stron. Na tej podstawie można określić zakres możliwych, dopuszczalnych i wykonalnych strategii .

Zastosowanie analizy Swot jest niezwykle szerokie. Oto niektóre z zastosowań: 

• do analizy strategicznej, na bazie której mogą być budowane plany strategiczne.
• do wspomagania procesów restrukturyzacyjnych, których zadaniem jest podwyższanie trafność podejmowanych decyzji kierunkowych. 
• w celu wypracowania strategii dostosowanej do gospodarki rynkowej. 
• w celu poznania i zrozumienia swojego środowiska wewnętrznego i zewnętrznego, aby opracować efektywne plany działania swojego przedsiębiorstwa. 
• w celu określenie kluczowych czynników dla firmy, mających decydujący wpływ na jej przyszłość. 
• w celu ustalenia kolejnych wersji rozwojowych dla różnych punktów w przyszłości, zależnie od zakresu i celu analizy. 
• w celu zapewnienie spójnego planowania jakości w skali przedsiębiorstwa (szerokie zastosowanie w ramach norm ISO).

 Na podstawie danych dotyczących poszczególnych komórek przedsiębiorstwa można opracować zestawienia Swot w skali całej organizacji, które mogą następnie być podstawę do określania strategicznych celów firmy i tworzenia biznes planów.
Zakres zastosowań metodologii Swot jest praktycznie nieograniczony i zależy w dużej mierze od naszych potrzeb i pomysłowości. Ze względu na swoją elastyczność należy polecić zastosowanie metodologii Swot w tych obszarach, gdzie zastosowanie innych metod jest utrudnione lub niemożliwe. Analiza Swot powinna również być elementem każdego biznes planu.